"Komunikačním dovednostem se lze naučit do té míry,
do jaké člověk chce a ví jak."
IVO PLAŇAVA

V řídícím procesu se komunikační partneři stýkají, vyměňují si názory, činnosti a nepřetržitě vstupují do různých forem sociálních kontaktů – dochází k sociální interakci zúčastněných subjektů.

Interakce a sociální interakce patří mezi elementární pojmy moderní psychologie, sociální psychologie i sociologie. Je pochopitelné, že se názory na samotný pojem odlišují v závislosti na přístupech jednotlivých vědních disciplin. Např. H. Borchard termínem interakce rozumí především realizaci kontaktu, společenského styku, nebo spojení lidských individuí mezi sebou. H. Becker chápe interakci jako ovlivňování osob a skupin, zabezpečující usměrňování konkrétních vybraných společenských vztahů a činností. Koncepce B. Geista vychází z neinstrumentální koncepce člověka jako primárně a spontánně aktivního, dynamického, sebemotivujícího cílově zaměřeného systému. Interakce je vymezovaná jako soubor polárních, recipročních sociálních aktivit, probíhajících mezi partnery interakčního procesu a interakčním časoprostorem v určitém časoprostoru. Dochází k vzájemnému působení partnerů (účastníků) a interakčního časoprostoru, který se tak stává dalším účastníkem (partnerem) interakčního procesu. Uvedený přístup vychází z teorie referenčních systémů, která integruje a syntetizuje všechny faktory, které se synergicky podílejí na procesech utvářejících a charakterizujících sociální chování (jednání).

LITERATURA GEIST, B. Sociologický slovník, s. 137, 233 - 235

V řídícím procesu vstupují jeho účastníci do intenzivní formální (institucionální, statutární, oficiální) a neformální (osobně výběrové, neoficiální, pospolitostní) interakce.

Základem je formální interakce, která je vytvářená vzájemně propojenými organizačními a institucionálními vazbami a je regulovaná prostřednictvím oficiálních (institucionálních), především organizačních vztahů. Jejich obsah všeobecně vyjadřuje požadavky „musí se“, „mělo by se“, „je potřebné“ apod. Formální (statutární, funkční, oficiální) vztahy se vyznačujíc neosobním seskupováním při plnění pracovních úkolů a oficiálností vzájemných kontaktů.

Subjekt řízení se pohybuje v konkrétním komunikačním prostředí instituce nebo organizace. To je ovlivňované a determinované sítí různorodých vztahů – profesních, mocenských, kompetenčních, prestižních, kooperačních, demografických, přátelských i zájmových. Subjekty komunikace tak vstupují do ustálených interakcí a sociálních vztahů s nejrůznějšími subjekty – nadřízenými , podřízenými, spolupracovníky, organizacemi, institucemi apod. Tak vzniká suma požadavků a očekávání, která zahrnuje normativní požadavky a očekávání, všeobecně platné pro komunikační činnost. Požadavky vycházejí z formální, institucionální struktury, ze soustavy norem, které regulují fungování organizace a z charakteru, zaměření i účelu řídící činnosti. Jsou to určitá pravidla, která určují, jaká komunikace se považuje za správnou, dovolenou nebo povinnou. Zúčastněné subjekty očekávají, že manažer „musí, „měl by“ přiměřeným způsobem komunikovat.

Formální interakce se tak realizuje na základě specifické a účelově vytvářené struktury profesních pozicí a rolí, která je zároveň organizační a komunikační strukturou. Dělba pozic a rolí má relativně trvalý charakter, vytváří určitě hranice profesní činnosti, definuje vztahy mezi pozicemi. Optimálně fungující dělba pozic a rolí precizuje kompetenci, pravomoc a prostředky k realizaci profesních požadavků. To znamenám, že formální komunikace řídícího subjektu je ovlivňovaná vysokým stupněm formalizace, právními dimenzemi a potřebou pracovní discipliny. Tato komunikace vyjadřuje především organizační a řídící vztahy mezi vedoucími a pracovníky (nadřízenými a podřízenými), protože její způsob i obsah více či méně odráží formální strukturu organizačního prvku.

V pracovní činnosti vznikají také neformální interakce založené na preferenčních volbách, osobních sympatiích, společných zájmech. Tyto vztahy vznikají spontánně v procesu osobních sociálních kontaktů, jsou odvozeny z přátelských vztahů, ze vzájemně sympatie a dalších faktorů (společné zájmy, region atd.). je to síť vztahů, mezi lidmi, kteří se přitahují se společnými materiálními , profesními , kulturními a jinými zájmy, zálibami i aspiracemi, nebo se odpuzují pro zájmové rozpory a antipatie.

Na základě uvedených vztahů vzniká neformální komunikace, která je v literatuře charakterizovaná jako neformální výměna informací mezi komunikačními partnery v komunikačních situacích a a komunikačními nástroji, které nejsou upraveny formálními předpisy. Vyjadřuje především vztahy partnerské, kooperační, kde účastníci většinou zaujímají rovnocenné profesní (organizační) pozice a kde převládají neformální vztahy.

V neformální rovině je komunikace často ovlivňována charakterem různých tradicí, zvyků, tradičně přijímaných komunikačních postupů, které se v neformální rovině používají, ale také neformálně sankcionují. Jsou to především různé specifické pojmy, názvy, označení, která jsou platná pro konkrétní prostředí, sociální či profesní skupinu. Protože mají značnou sílu působnosti, je potřebné znát jejich zaměření, rozsah působení a způsob používání.

V současnosti je význam neformální komunikace doceňovaný především proto, že může naplňovat funkce podpůrné komunikace, může napomáhat odstraňovat informační deficity a také může kompenzovat nedostatky formální komunikace. Je pochopitelné, že neformální komunikace může také působit na proces řízení dezintegračně v případě, že odevzdávaná sdělení nejsou pravdivá, že dochází k úmyslnému zkreslování informací, k jejich odklánění a podobně.

Formální a neformální komunikace jsou navzájem propojené. Není to izolovaná koexistence, ale intenzivní pronikání a ovlivňování. V závislosti na své zaměřenosti může mít neformální komunikace pozitivní i negativní vliv na uplatňování komunikačních dovedností řídících pracovníků. Je důležité, aby byla komunikace akceptována a pozitivně přijímána v neformální struktuře, aby je tato struktura identifikovala a optimálně uspokojovala.

V procesu řídící komunikace je proto velmi důležitý soulad formální (funkční) a neformální (osobně výběrové) komunikace. Tento soulad ovlivňuje soudržnost sociálních, pracovních, profesních skupin i jejich pozitivní zaměřenost na plnění pracovních úkolů. Výzkumy ukazují, že čím je skupina integrovanější, tím se její výkonnost vzdaluje od průměru. Zvyšuje se tak význam kooperace, která odráží úroveň fungování organizační struktury a vystupuje jako proces, kde se realizují cíle prostřednictvím vzájemného přizpůsobování vlastní individuální činnosti ve prospěch dosáhnutí společného cíle. To si vynucuje potřebnou úroveň skupinové snášenlivosti a přizpůsobivosti, schopnosti spolupracovat s ostatními, uznávat lidi a získat si jejich důvěru. Kooperace je základní podmínkou účinné komunikace mezi jednotlivci, profesemi a organizačními prvky.