1. Vytvořit racionální soustavu informací
To předpokládá vymezit rozsah základních informačních potřeb a povinností, určit způsob vnitřního toku informací, vymezit obsah a rozsah informací, které jednotliví pracovníci mají dostávat, aktivizovat informační vstupy a výstupy vzhledem na potřeby realizace rozhodnutí. Není potřebné shromažďovat a uchovávat nadbytečné množství informací, ale promyšleně uvážit, které informace jsou skutečně potřebné v řídícím procesu, které mohou ovlivňovat jednání lidí žádoucím způsobem.

Včasná, adekvátní a oboustranná informace předpokládá optimální fungování komunikačního systému, kde je nezbytné respektovat:
• jaké informace má subjekt řízení sledovat, jaké vědomosti a dovednosti k tomu potřebuje,
• z jakých zdrojů tyto informace získávat, zaznamenávat a uchovávat,
• jaké informace přenášet dále, komu a kdy,
• jak racionálně přenášet a rozšiřovat informace,
• jak informace využívat a aplikovat v řídícím procesu a v procesu vedení lidí.
Doporučuje se vytvořit si jednoduchý grafický přehled (komunigram) pracovní, případně mimopracovní komunikace. To umožní získat přehled o zaměření a obsahu komunikačních aktů, o rozsahu i počtu vzájemných výměn informací. V této souvislosti je vhodné odpovědět na otázky o čem subjekt řízení informuje pracovníky a zda tyto informace odpovídají reálným informačním potřebám.

2. Včas a dostatečně informovat komunikační partnery
Včasné a úplné informace jsou základem racionálního rozhodování pracovníků o způsobu chování a jednání, o stupni aktivity vynakládané na plnění pracovních úkolů. Neinformovanost o jejich významu a smyslu má výrazně negativní sociální důsledky. Podřízený je v takovém případě odkázaný na bezprostřední zkušenost nebo na pozorování ostatních. Rozhodnutí nadřízeného je potom zkreslováno, vznikají nejrůznější fámy, dohady a tzv. „zaručené informace“. V takovém případě pracovníci mohou potřebnou a užitečnou pracovní činnost považovat za zbytečnou, domnívat se, že ji musí vykonávat jen proto, „aby se něco dělalo“, jen „pro čárku na papíru“. Negativní účinek má rovněž zdůvodňování potřeby zjevně nefunkčních a zbytečných činností.

Informace o požadavcích na pracovníky mohou mít fixní (trvalý), nebo variabilní (proměnlivý) charakter. Pro řídící činnost je důležité jejich vzájemné prolínání a doplňování. Fixní informace by měly poskytovat pracovníkům představu o tom, co bude zásadně požadováno, co je v pracovní činnosti relativně trvalé. Subjekt řízení by si měl tyto informace promyslet tak, aby je nebylo potřebné dodatečně zbytečně měnit, opravovat a vnášet neustálé změny do činnosti pracovníků.
Variabilní informace jsou důležité především v situacích, kdy se pro pracovní činnost podstatně mění podmínky a vznikají kvalitativně nové pracovní úkoly.
Je důležité informovat o tom, co se od pracovníků očekává a vhodně volit formulace typu „musí“, „m“ nebo „můe“. Důležitý je i stupeň volnosti takových informací a formy jejich sdělování – zda je očekávání formulováno přesně, nebo všeobecně. Je důležité, aby pracovník pochopil co je rozhodující a jaké pozitivní nebo negativní sankce mohou být použity.

3. Poskytovat pravdivé informace vyjadřující soulad informace s realitou
Efektivní informace musí mít potřebnou pravdivostní hodnotu, nesmí zastírat podstatné skutečnosti, které jsou důležité pro profesní činnost pracovníků a pro jejich osobnostní rozvoj. Pravdivost informace ovlivňuje sociálně psychologickou atmosféru a úroveň komunikační jistoty v řídící činnosti. Pracovníci očekávají pravdivé informace. Zatírání různých problémů, „lakování na růžovo“ narušuje porozumění a ve svých důsledcích i efektivnost komunikace. Proto je potřebné vytvářet otevřené komunikační prostředí založené na vztazích vzájemné důvěry a na principech participačního stylu řízení.

4. Informaci formulovat srozumitelně a jednoznačně
Při informování je potřebné reálně formulovat záměr komunikace. Především u ústních informací je třeba ověřit, zda pracovník správně pochopil informační sdělení. Případné nedorozumění je potřebné okamžitě, klidně a věcně vysvětlit. Současně je užitečné hledat příčiny komunikačního nedorozumění a vhodné prostředky, jak nedorozumění napravit a jak mu v budoucnu předcházet.
Formulace pokynů a příkazů by měla být jednoznačná. Je vhodné vyhýbat se (v mezích možnosti) víceznačným, neurčitým a cizím slovům. Neúplné informace nebo mnohomluvnost vytvářejí nebezpečí, že pracovník nepochopí obsah a záměr komunikace. V takovém případě si obvykle sdělení sám dotváří a tyto závěry mohou být odlišné od reálného obsahu sdělení. Výzkumy ukazují, že nejrychleji a nejúčinněji komunikují lidé, kteří mají shodné názory. Subjekt řízení, jehož vztah k pracovníkům je pozitivní, lépe vysvětlí, proč se musí určitý úkol splnit, nebo proč se musí měnit.

5. Vytvářet podmínky zabraňující zkreslení sdělení a informací
V procesu komunikace informací může docházet k jejich subjektivnímu zkreslování. Stává se to především tehdy, když je informace vnímaná neúplně, nebo je pochopená nesprávně, pokud vedoucí nemá dostatečnou autoritu, nebo když sdělení není v souladu s očekáváním příjemce.
Ke zkreslování informací může docházet v přenosu informací směrem nahoru, stejně jako v komunikaci směrem dolů.

Informace postupující směrem nahoru, mohou být vedoucímu odevzdány buď úmyslně, nebo neúmyslně nesprávně v případech:
• podřízený si nepřeje obeznámit své nadřízené s tím, o čem se domnívám,
  že by ho to okamžitě, nebo v budoucnosti mohlo ohrozit, nebo diskreditovat.
• podřízený často komunikuje to, co si nadřízený přeje slyšet. Snaží se nejen omezovat
  nepříjemná sdělení, ale i zdůrazňovat sdělení pozitivní. Osobní obavy, aspirace a soustava
  existujících názorů a hodnot nutně utváření a upravují přenos a příjem informací,
• podřízený se snaží udělat dojem na vedoucího zdůrazňováním toho, co on dává organizaci
  v porovnání s druhými,
• z hlediska přenosu informací negativní následky vyplývají často z neschopnosti některých
  nadřízených pochopit a přijmout pravdivou informaci.

U komunikace shora dolů může docházet k deformacím z následujících příčin:
• přeceňování významu určitých komunikačních prostředků. Je to např. absolutizace
  písemné formy komunikace podle principu „co je psáno, to je dáno", což má často
  za následek zbytečný alibizmus. Je třeba posoudit proporce mezi písemným a ústním
  odevzdáváním informací, analyzovat efektivnost písemných informací, různých hlášení,
  rozborů apod.,
• nedostatečné kontakty s podřízenými, jejich „řízení z kanceláře“,
  nebo „od zeleného stolu“,
• nedostatečná možnost posuzovat srozumitelnost poskytovaných informací a jejich
  regulační vliv na jednání lidí.

6. Udržovat s pracovníky bezprostřední komunikační kontakt
Pro manažera je důležitý bezprostřední, živý komunikační kontakt s pracovníky. Jeho racionální i emocionální stránka minimalizuje možnost zkreslování informací, napomáhá vytvářet pozitivní mezilidské vztahy. Současně se prohlubuje vzájemné pochopení komunikujících partnerů, vytvářejí se lepší možnosti pro zpětnou vazbu. Jejím prostřednictvím je možné objasňovat složité komunikační problémy a účinně je řešit.