1. Úkol musí obsahovat cíle, které je potřebné dosáhnout
Vydání úkolu musí předcházet dostatečná analýza toho, co je potřebné udělat a podmínek, ve kterých se bude úkol realizovat. To umožní objasnit jeho účel a smysl. Úkol má být konkrétní, výstižný, časově vymezený a ukládaný personálně. Optimálně formulovaný úkol by měl obsahovat následující informace:
• CO se má udělat (popis úkolu),
• KDO to má udělat (zodpovědný pracovník),
• KDY se to má udělat (termín),
• JAK se to má udělat (pracovní postup),
• PROČ se to má udělat (stimulace a motivace),
• CO se má dosáhnout (očekávaný výsledek).

2. Požadavky obsažené v úkolu, mají být reálné a splnitelné
Při vydávání úkolu je potřebné respektovat konkrétní situaci a podmínky, ve kterých se bude plnit, jakož i osobnostní předpoklady realizátorů. Nepříznivě působí úkoly, kde je předem zřejmé, že časově nebo materiálně nejsou kvalitně splnitelné. Nemotivačně působí také termíny, které jsou zbytečně krátké jen proto, aby se vytvořila „časová rezerva“.

Úkoly je potřebné rozdělovat uvážlivě a spravedlivě. V opačném případě může dojít k přetěžování konkrétních pracovníků.

3. Respektovat, že forma sdělování úkolu má stimulační funkci
Sdělování úkolů je specifickou formou komunikačního aktu. Představuje oboustrannou sociální interakci, která je založena na vzájemném porozumění a pochopení. Proto je potřebné, aby fungovala zpětná vazba, poskytující informace o tom, jak pracovník pochopil obsah a smysl úkolu. Pokud je pochopeí nedostatečné, je potřebné úkol znovu objasnit.

4. Komunikaci úkolů je možné a nutné spojovat s participačním stylem vedení lidí
Komunikace v participačním stylu vedení lidí předpokládá dostatečnou míru samostatnosti a seberealizace při plnění pracovních úkolů. Jejich plnění není bezmyšlenkovité, mechanické vykonávání pracovní činnosti. Jestliže se plnění úkolů nespojuje s rozvojem samostatnosti a tvořivosti, může dojít k samoúčelnému dirigování a vytýkání chyb. Pro vedoucího potom vzniká stresová situace, protože chce všechno zkontrolovat a každému vytknout jeho chyby. To samozřejmě není možné a tak vznikají komplikované sociální a komunikační situace. Především zde se projeví dovednost vedoucího pracovníka komunikačně rozvíjet tvořivost, samostatnost a iniciativu. Lapidárně to vyjadřuje výrok, že „nejlepší vedoucí je ten, který si umí vybrat lidi, kteří mu splní to, co je potřebné a má dostatek trpělivosti, aby se jim nepletl do toho, co dělají“.

Participační styl ale neznamená jakýsi neohraničený liberalismus, chaos či živelnost. Především zde je potřebné dodržovat „pravidla hry“, komunikovat vzájemná očekávání a poskytovat včasnou zpětnou vazbu.

„Udělovat pokyny takovým způsobem, aby se nikdo necítil jako hlák“ uvádí D. BOOHER jednu z kapitol ve své knize. A co k tomu navrhuje?
• určete znaky špatných pokynů a věnujte jim pozornost,
• zjistěte rozsah problému,
• motivujte lidi k tomu, aby dobře naslouchali,
• rozhodněte, zda zadávat projekty podle cílů nebo podle úkolů,
• dobře organizujte,
• do každého souboru pokynů zahrňte šest základních informací
  (cíl, výsledky, postup, načasování, rozpočet, znepokojující faktory),
• abyste dosáhli nejlepších výsledků, používejte jak slov, tak i obrazů,
• vyhněte se přemíře podrobností,
• dejte přednost srozumitelnosti před stručností,
• pamatujte, že vaším úkolem není nutně zjednodušovat, ale vysvětlovat,
• dejte najevo, zda je něco povinnost, nebo jen priorita,
• zmiňte se o zákazech, ne vždy zároveň sdělují požadovaný způsob,
• nepoužívejte falešné výroky či sliby,
• hlídejte gramatiku; často na ní závisí význam,
• vyhněte se nepřátelskému opakování stejných slov,
• snažte se, aby váš tón nezněl nadřazeně,
• buďte přístupní k opakování,
• počítejte s četností úkolu,
• zvolte si odpovídající médium, prostřednictvím kterého sdělíte své pokyny.

LITERATURA BOOHER, D. Komunikujte s jistotou, s. 261 - 268.

Pravděpodobně si některé rady budete umět „rozšifrovat“. V opačném případě je možné nahlédnout do doporučované knihy. Že je to příliš mnoho požadavků a rad? Je to pravda, ale komunikovat pracovní úkoly je skutečně věda a umění.