Proces aktivního naslouchání může probíhat v pěti etapách, které nepředstavují izolovaný, ale nepřetržitý, kontinuitní proces:

1. Přijetí sdělení
Všeobecně naslouchání (poslouchání) navazuje na slyšení. V procesu naslouchání nejen slyšíme, ale také chápeme, rozumíme, interpretujeme a můžeme vést také komunikaci sami se sebou (intrapersonální komunikaci). Často také, do určité míry, doplňujeme sdělení partnera. Příjem podnětů můžeme zefektivnit tím, že:
• vysíláme pozitivní signály (úsměv, stisk ruky apod.) a dáváme najevo náš zájem,
• věnujeme dostatečnou pozornost verbálnímu i neverbálnímu projevu partnera,
  všemu co sděluje i nesděluje, vnímáme i to, co nebylo řečeno,
• koncentrujeme svoji pozornost a snažíme se eliminovat rušivé vlivy (např. hluk,
  přítomnost dalších osob apod.). Vytváříme uvolněnou atmosféru tak, aby měl partner
  pocit důvěry,
• soustřeďujeme se na obsah dělení a na komunikační záměry partnera,
• zůstáváme v roli příjemce, partnera zbytečně nepřerušujeme,
• usilujeme se pochopit hlavní myšlenky a významná slova.

2. Dekódování a interpretace sdělení
V této etapě se identifikuje komunikační záměr a cíl sdělení. Dekódování a pochopení můžeme zefektivnit tím, že:
• porovnáváme získané informace s tím, co už víme,
• sdělení partnera se snažíme pochopit z jeho pozice, nevytváříme si závěry ještě před tím,
  než porozumíme jeho sdělení,
• pro plné pochopení sdělení využíváme verbální i neverbální komunikaci. Verbální odezva
  se především projevuje prostřednictvím otázek. Aktivní posluchač využívá otázek
  především proto, aby porozuměl celému sdělení,
• neobáváme se přiznat, že něčemu nerozumíme,
• parafrázujeme oznam partnera, vyjadřujeme vlastními slovy jeho myšlenky.

3. Zapamatování
Sdělení, které přijímáme, je potřebné uchovat, i když jen na určitou dobu. Ve své paměti samozřejmě nereprodukujeme přesně to, co někdo řekl, ale to, co jsme zařadili do určitého systému jako důležité. Uložení informací do paměti můžeme zefektivnit tím, že:
• vyčleňujeme hlavní myšlenky,
• zopakujeme základní pojmy a jména. To, co jsme slyšeli, utřídíme do vlastního,
  zapamatovatelného systému bez toho, že bychom opomenuli rozhodující detaily,
• pokud jsou problémy složité, je potřebné si udělat poznámky a zaznamenat si také
  vlastní komentář, vlastní myšlenky.

4. Vyhodnocení a shrnutí
V této etapě jde o posouzení komunikačního záměru a jeho spojení s obsahem sdělení. Hodnotíme významnost a užitečnost sdělení, jeho vztah k naší osobě a činnosti, porovnáváme získané informace s našimi znalostmi. Vyhodnocení obsahu sdělení a komunikačního záměru můžeme zefektivnit tím, že:
• vžijeme se do záměrů a postojů partnera, pochopíme jeho záměr a postoje,
• budeme rozlišovat fakty a osobní názory partnera,
• budeme se snažit identifikovat předsudky nebo různá zkreslení, která mohou partnera
  vést k tendenční komunikaci,
• nebudeme hodnotit dříve, než prostřednictvím zpětné vazby plně pochopíme
  komunikační záměr partnera.

5. Zpětná vazba a reakce
Zpětná vazba má dvě části. První reakce je v době, když partner hovoří a druhá je v době, kdy řeč ukončil. Uvedenou etapu zefektivníme tím, že:
• v delším časovém úseku se soustředíme na to, co se sděluje,
• využíváme pozitivní signály prostřednictvím pohledové aktivity,
• plně využíváme neverbální projevy – tím dokazujeme svůj zájem.

Úroveň aktivity naslouchání je diferencovaná v závislosti na následujících faktorech:
• sociální pozice a role komunikačního partnera,
• významnost, užitečnost a důležitost sdělení pro naslouchajícího,
• osobnost příjemce a charakter vzájemných vztahů,
• přitažlivost verbální i neverbální komunikace,
• charakter psychického stavu komunikátora i příjemce.
Procvičovat dovednost naslouchání vyžaduje dlouhodobou reflexi nejrůznějších komunikačních situací. Prakticky každý komunikační akt nebo proces se může využít jako příležitost ke zvýšení citlivosti na druhé a k rozvíjení dovednosti naslouchat.